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建設業の一人親方が知っておきたい請求書の書き方とは?

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一人親方は、仕事の受注から現場の作業、事務処理まですべてを自分で行う必要があります。請求書の作成も、収益に直結する重要な仕事のため、もちろん自分で行わなければなりません。
しかし、独立する前は会社の事務員が請求関連の対応を行ってくれていたため、意外と請求書の書き方や郵送方法が分からない一人親方もいます。
また、一人親方の仕事で必要な書類には請求書の他にも見積書・注文書・注文請書があり、その中でも請求書・注文書・注文請書については記載内容はほぼ同様になります。

そこで今回は、建設業の一人親方向けに請求書の作成方法や、請求書を郵送する際の封筒の書き方を解説します。請求書を作成する際の注意点もまとめているので、請求書を作る際にはぜひ参考にしてみてください。

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一人親方の仕事で必要な請求書類

まず、請求書について語る前に、一人親方の仕事で必要な請求書類についてご説明します。ここでは、施主→元請(発注者)→下請(受注者:一人親方)という形で仕事が発注されるという前提でお話しします。

見積書

見積書とは契約の前段階として、下請が元請に出す書類で、実際に発注した場合にかかる費用を提示するものです。現場の下見をし、必要な作業を洗い出し、作業にかかる金額を計算して見積書を出します。見積もりにあたり、一般的に以下の項目が用いられます。
・材料費
・機会損料(建設機械の維持修理費や償却費)
・運搬交通費
元請は見積書の記載を元に発注するか判断するため、重要な書類といえます。

注文書

注文書とは、見積書の内容を踏まえて元請から下請に交付する書類です。注文書の主な目的は以下になります。
・注文内容や金額の認識がお互いにズレる事を防ぐ
・請求金額が勝手に減額するような事態を防ぐ
・現場で契約外の作業があった際に追加工事として交渉する材料とする

注文請書

注文請書とは、契約の際に注文内容や契約条件を明確にして、下請が注文を請けたことを元請に伝える書類です。注文書と注文請書の大きな違いは発行者が元請か下請かの違いです。こちらも注文書と同様に、注文内容や金額の認識ズレ防止や請求金額の意図しない減額、現場での契約外の作業があった際の交渉材料などに利用されます。

請求書

請求書とは、下請が行った作業に対して元請に支払いを求めるために発行する書類のことをいいます。
元請に対価の支払いを請求するほかにも、実際に行った作業の内容と材料費を明確にすることができます。また、費用の未払いなどによる元請とのトラブルを避けるために発行する目的もあります。

一般的に、建築業においては注文書・注文請書・請求書は同じフォーマットになる事が多く、見積書も同様になるケースもあります。

一人親方の請求書の書き方

ここからは、書類の書き方の代表例として、請求書の書き方についてご説明したいと思います。
請求書には法律で定められたフォーマットというものがないため、基本的な項目の記載があれば問題はありません。

近年では、ウェブ検索で無料のテンプレートを探せたり、請求書作成ができるソフト・ツールがあったりなど、以前よりも簡単に請求書を作成できるようになっていますが、ここでは基本的な請求書の書き方を解説します。

以下は、請求書を作成する際に必要な項目です。請求書を作る際にはこれらのポイントを意識して作成しましょう。

①書類の最上段には「御請求書」もしくは「請求書」と明記します。
②「請求書」の下に左詰めで、取引先の会社名(個人の場合は依頼主名)と住所を記載します。
※取引先名は正式社名を記載する必要があります
③上部に右詰めで、請求書の発行日を記載します。
④発行日の下に、請求書番号を記入します。
請求書番号を通し番号で記載することで管理がしやすくなります。
⑤取引先会社名の下に、件名で「〇月分ご請求」と請求総額を記載します。このとき、「下記の通り、ご請求申し上げます」と添えるとより丁寧になります。
⑥取引先会社名より1段下に左詰めで、自社名称を記入しましょう。
※個人名義の場合は自分の氏名を記載します
⑦自社名称の下に右詰めで、作業名・材料の明細を記載します。
※税抜価格にて記載します。
明細には数量、単価、合計金額を記載しましょう。
⑧明細の下に、「小計」欄を設けて税抜価格の合計を記入します。
⑨小計の下に、「消費税」欄を設けて消費税を記入します。
⑩消費税の下に、「合計」欄を設けて小計と消費税を足した金額を記入します。
⑪合計の下に、「振込先」欄を設けて、自社の振込先の銀行名、銀行コード、支店名、支店コードを記載します。
さらにその下に、口座の種類、口座番号、口座名義を記載していきます。
⑫振込先の下に、「支払期限」もしくは「お振込み期限」欄を設けて入金期限を指定します。
※期限を指定しないと支払いが先延ばしされる可能性があるため、確実に記載をしましょう

請求書を郵送する際の封筒の書き方

請求書の作成が終わったら、元請に送付しなければなりません。送付する手段としては、主に「郵送」「メール」の2種類が挙げられます。

昨今ではメールで送る方法も普及していますが、今回は郵送する際の書き方について紹介します。
郵送する際は請求書のほかに、送付状も用意して同封するとよいでしょう。

送付状の役割は、送付内容を記載することで元請のミスを防ぎ、入金業務を円滑に進める目的があります。こちらもweb検索で無料のフォーマットを探す事もできますが。注意すべきポイントは以下です。

①送付年月日を最上段に右詰めで、その下の段に左詰めで送付先の会社名・担当者名を記載します。
②会社名・担当者名の下の段に右詰めで自社名と住所、電話番号を記載しましょう。
※個人名義の場合は自分の氏名を記載します。
③自社名の下の段に、中央詰めで「書類送付のご案内」と記載し、下の段に左詰めで挨拶文を記載します。
④挨拶文の下の段に、中央詰めで「記(下の文章を箇条書きでわかりやすく伝える記法)」と記載し、下の段に左詰めで送付内容(例:請求書 〇部)と箇条書きします。
⑤送付内容の下の段で右詰めに「以上」と記載します。

送付状や名刺は必ず同封しなければならないものではありませんが、ビジネスマナーの観点からみても丁寧さを元請にアピールすることができるため、用意するとよいでしょう。
また、封筒の書き方にもビジネスマナーが存在しているため、書き方・使い方には注意して作成しましょう。

名刺の作り方は以下の記事で詳しく説明をしております
一人親方に必要な名刺!名刺の重要性や必要項目、かっこいいデザインの作成方法を紹介

封筒の表面の書き方

請求書を入れる封筒の表面には以下の内容を記載しましょう。

・取引先の住所
・取引先の正式な会社名、部署名、担当者名
・「請求書在中」の文言

郵便番号や住所は正しく記載することを心がけてください。郵便番号は枠があるものを使用すると便利ですが、なければ右上に記載しましょう。

「請求書在中」の文言は、元請に請求書を識別してもらいやすくなるという目的があるため、スタンプがなければ手書きでも問題ないので記載するとよいでしょう。

最後に、切手も貼り付けることを忘れないように気をつけてください。

封筒の裏側の書き方

一般的に、封筒の裏側には送り主、つまり自身の情報を記載します。

・送り主の住所
・送り主の会社名もしくは氏名
・送付日
・〆(封じ目)

裏面には自社の郵便番号、住所、会社名を記載します。他にも、左上に送付日を記載するのが一般的です。

封じ目を記入する場合は、「×」にならないように注意しましょう。「〆」以外であれば、「封」などを使用するのが一般的となっています。

一人親方が請求書を作成する際の注意点

前述した通り、請求書は取引先へ行った作業に対して対価を請求するための重要な書類です。そのため、一人親方といっても、しっかりとしたものを用意する必要があります。

請求書の必要事項は先ほど紹介しましたが、記載事項の内容を作成者の都合だけで決めて発行してしまうとトラブルにつながってしまいます。

まずは以下の項目を取引先に確認するようにしましょう。

・請求日(発行日)
・請求金額
・請求書の送付方法

特に、請求日に関しては客先の締め日に合わせなければならない場合があります。決まった日にちまでに届かないと、入金日に影響が出る可能性もあります。

他にも、請求金額や送付方法についても取引先の希望がないか確認しておくとよいでしょう。
また、金額表記についても決まったフォーマットがあるわけではありませんが、読みやすいように3桁ごとにカンマを入れるとよいでしょう。そして単位には「円」や「¥」を入れて、金額の前後に「―」や「金」をいれておきましょう。

請求書は作成者が分かればいいというものではなく、相手に伝わることが重要です。決まったフォーマットがない分、細かい気遣いが重要です。
特に初回の取引の際には、あらかじめ請求書のサンプルを作成しておくとトラブルが少なく、円滑に進めることができます。

まとめ

今回は、一人親方が知っておくべき請求書の書き方について紹介しました。建築業の場合でも、請求書の書き方の原則は他の業界と特に変わりはありません。
一人親方の場合、すべてを自分で行わないといけないため、書類まで気が回らないことがあるかもしれません。

昨今では、無料のテンプレートや、請求書作成に特化したソフト・ツールもあるため、簡単に請求書を作ることができるようになっているので、自分に合った方法を見つけてなるべく効率的に作業を進めることが大切です。
請求書の作成は、事業を行う上で欠かすことができない重要な作業なので、今回紹介した基本的なポイントを押さえて、請求書作りに取り組んでいきましょう。

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