今回は作業日報の種類や書き方、作成する目的を紹介していきます。参考にしてコツをつかみ、作業日報を意味あるものにしていきましょう。
目次
作業日報の目的
作業日報とは、建設現場で作業員がその日に行った作業を、上司に報告するために作成する書類です。
作業日報を作成することでその日に行った作業の報告のほかに、その日の課題や反省点などを振り返り翌日からの業務を改善できます。
また、受け取る側の上司も現場の作業状況や業務管理、さらには必要に応じて評価したりアドバイスしたりすることも可能です。
そのため、作業日報の目的は「現場の見える化」による労働環境の改善および生産性の向上を行うことです。
ほかにも作業日報を作成する目的がありますので、併せてご紹介します。
労務管理
労務管理とは、労働者の働き方に問題がないかを確認して管理することです。作業日報を作成する目的のなかには、この労務管理も含まれています。
作業日報を確認することで、社員の労働状況を把握でき、適切な労働状況を維持することにつながります。
「始業時間」と「終業時間」、「業務内容」「残業時間」などを確認して、必要に応じて指示を出すことで労務管理ができます。
コスト管理
作業日報は、自社の社員だけでなく協力会社元請け業者も同様につけます。そのため、全ての労働者の日報データを得られます。
このデータを元に当初想定した労働力と実際の労働力を比較できるので、人件費の整合性を図れます。
このように、データの分析を繰り返すことでコストダウンできます。
会社のコストや利益の管理
上記の通り、コストダウンできればその分、利益の増加につなげられます。
建設工事のコストのうち、人件費は約3割といわれるため、上手くコストダウンすることで会社の利益にもつながります。
わかりやすい書き方
作業日報は上司に提出する書類のため、本人がわかりやすいだけでは不十分です。前述している通り、作業日報を作成する目的を押さえなくてはなりません。
基本的にはネット上にフリーであるテンプレートを利用すれば大丈夫ですが、テンプレートも様々な種類が存在します。
ここでは、作業日報のテンプレートを選択する際に、記載があるか確認をするべきポイントについて紹介します。
目標・目的
工事現場は、1つの現場が完了するまでに長い日数がかかります。そのため、日々の進捗管理は重要です。
しかし、「完成した」「完成しなかった」だけでは進捗状況を把握できません。日々の目標や目的を定めることで、完成までの進捗を把握できます。
さらに、目標達成できなかった理由や原因を突き詰めることで、作業員自身のレベルアップにも役立てられます。
業務内容・成果
作業日報を作成するうえで管理者が最も確認するのは、1日の業務内容と成果です。
そのため、業務内容や成果がわかりにくい作業日報では本来の役割を果たせません。
具体的には、時間帯ごとで行った業務や進捗がわかりやすい作業日報を選びましょう。また、記載の際は以下の点を意識すると良いでしょう。
・予定の業務が完了したか
・完了していない場合は達成率、もしくはあとどれくらいで完了するか
業務内容と成果は管理者にとってとても重要なポイントなので、できるだけ具体的に書きましょう。
問題点
現場には必ず問題点があります。特に細かい問題点は無数にあり、なかには管理者も気が付かないものもあります。
作業日報でそれらを指摘することで、作業に対するストレスを軽減できます。
また、お互いが細かい指摘をすることで現場の環境も改善され、作業員が働きやすくすることにつながります。
これはNG！意味のない作業日報の特徴は
作業日報の目的や書き方について紹介してきましたが、作業日報を「無駄」と感じている人も少なくありません。
前述の通り、作業日報はしっかりと管理・運用できれば企業に大きなメリットを与えられます。
ここでは、本来の目的を果たせない、無意味な作業日報の特徴を紹介します。自身にも当てはまるポイントがないか振り返ってみましょう。
読みにくい
ここでいう「読みにくい」とは字が汚いなどという意味ではありません。
作業日報は業務内容や成果を上司や周囲に伝えるもののため、自分だけが理解できる文章では意味がありません。
そのため、自分の主観や感想文を書くのではなく、その日の業務を簡潔に伝えなくてはなりません。
行った業務は時系列に箇条書きにするなどしてわかりやすく書き、連絡事項や所感を書く欄には詳細を書くと伝わりやすいかもしれません。
書き方に不安がある場合は、先輩や上司に相談すると良いでしょう。
上司側で管理ができていない
社員がしっかりと取り組んでいても、管理する側が有効活用できていないと意味がありません。
例えば、作成した作業日報をしっかりと保管・管理していないと必要な時に情報を得られません。
さらに、上司が見ていないことが実際に作成している社員に知られてしまうと、モチベーションが下がってしまい悪影響を与えてしまいます。
書く側と管理する側が目的を理解して取り組むことが重要です。
感想文になっている
作業日報は簡潔に書くことが基本です。そのため、個人の感想や自己分析を入れると、伝えたいことが伝わりにくくなってしまいます。
所感や課題を記入する欄があるのであれば、多少は書いても問題ありませんが、過度に書くのはNGです。
改善や問題点を訴えるのではなく、自身の感想や自己分析は管理者には不必要なものです。作業日報の目的を今一度理解して、必要なことを簡潔に伝えることを心掛けましょう。
まとめ
今回紹介した通り、作業日報はしっかりと目的を理解したうえで運用していくことが重要です。書く側と管理側のお互いが使いやすい作業日報を選ぶことが重要です。今回紹介したポイントに注意して検討をしていきましょう。
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