TOP おやくだち 注文書と注文請書の違いは?作成方法とあわせて紹介!

注文書と注文請書の違いは?作成方法とあわせて紹介!

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注文書と注文請書の違いはどのようなものでしょうか。名前は聞いたことがあるけれど、なんとなくイメージが…という方もおられるのではないでしょうか。実はトラブル回避のためには大事なものなのです。

今回は注文書と注文請書の違いについて詳しく解説していきます。

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注文書、注文請書とは

注文書は文字通り、発注する旨を記載した契約書の一種です。
注文書には注文者が、注文請書には請負者が、それぞれ署名または記名押印することになっています。
今回は「注文書」と「注文請書」の違いや注文請書の書き方、その他注文書について知っておきたいことについて触れていきます。

それぞれの違い

注文書は「発注書」とも呼ばれることがありますが、注文をする発注側が発行する書類となります。※本記事では注文書に表現を統一します。
注文請書(ちゅうもんうけしょ)とは注文書を受け取った、という意思を下請側が示す書類です。そのため、注文書と注文請書は、元請と下請がそれぞれ注文書と注文請書を発行し、それぞれを相手に渡すことで契約成立を確認することを前提としています。
一般的には注文書と注文請書を元請が出しますが、元請が出さないケースがあるとトラブルのもととなります。もし書類としてまだ準備していないような様子があったら、トラブル回避のために下請け側で出すことも必要になります。

請負契約の記載必須事項

建設工事の請負契約には必ず記載しなくてはならない事項があります。
例えば、建設業法の第19条、建設工事に係る資材の再資源化等に関する法律第13条、特定建設資材に係る分別解体等に関する省令第4条も確認して取り入れるようにしましょう。

環境問題が大きく取り上げられている今、SDGsもきちんと取り組んでいる企業同士が契約を結んで物事を進めることが不可欠となっています。
「建設工事に係る資材の再資源化等に関する法律」(いわゆる建設リサイクル法)を抜粋すると以下のような定義が書かれていますので、その他についても必須事項を網羅した契約内容にしましょう。

(目的)
第一条 この法律は、特定の建設資材について、その分別解体等及び再資源化等を促進するための措置を講ずるとともに、解体工事業者について登録制度を実施すること等により、再生資源の十分な利用及び廃棄物の減量等を通じて、資源の有効な利用の確保及び廃棄物の適正な処理を図り、もって生活環境の保全及び国民経済の健全な発展に寄与することを目的とする。

参照:「建設工事に係る資材の再資源化等に関する法律」e-Gov法令検索

法令に対応していない注文書や請書であれば、近所で法令関係の様式を扱っている事務用品屋、建設業協会など、法令に則った簡易版の書式が販売されているので、それを活用しても良いでしょう。

発行順序

注文書と注文請書を使う契約では、順序として必ず注文書が先に発行されます。
元請側が発注する意思を注文書という形で表明し、下請側が注文を請ける意志を示す書類が注文請書になりますので、この順序が逆になってしまっては、契約の流れとしておかしくなってしまいますね。
依頼していないのに請けることはありえないのです。

注文書と注文請書のやり取りによって契約をすると何がメリット?

まず先に述べた通り契約上のトラブルにならないこと(なったとしても法的な解決を目指せます)、それぞれの意思確認を示せること、取引内容や取引金額、支払い方法などが明確に書面で残ることで、何かあってもその取引内容を参照して、解決に臨むことができることでしょう。
発注側が注文書と同時に注文請書を発行し、受注側がそれを確認して捺印し、先方に送り返すことも広く行われていて、双方の取引に対して合意できていれば効率的な方法ですので、問題はありません。

建設業界に限らない

建設業界に限らず様々なところで、このやり取りは行われています。
インターネットショッピングをしたときに、自分が指定したメールアドレスに注文請書のようなメールが送られてくることも同じです。そして買い物をする際の同意書のチェックも、トラブル回避のための意思確認をしているのです。
意外と身近なところで、ささいな取引でも注文や注文請書が存在していることに、実は気が付いていないだけなのです。
取引があるところには必ず存在するといっても良いものですから、契約の大小にかかわらず作成することが基本と覚えておきましょう。

保管期間

注文書や注文請書の保存期間は、税法上は原則7年です。(法人税法施行規則59条1項柱書、67条2項)法的な保存期間を守って保管するようにしましょう。

注文書、注文請書それぞれに必要な要素

では、注文書や注文請書にどのような項目を記載すれば良いのか、それぞれの書き方についてご紹介していきます。

 記入必須項目

注文書や注文請書には様々なテンプレートがあり、それぞれに必ず表記しなければならない項目というものがあります。

①発行日
注文書や注文請書は契約書に該当しますので、発行日を記載することはとても重要です。
一般的には、注文書に書かれる発行日(注文年月日)と発行日は同じ日付になります。

②発注者の名前または会社名などの名称
注文書や注文請書を作成するときには、受注側が作る場合は注文書に発注側の情報を、
また名称を明確に記載します。

③受注者の情報(注文請書)
受注者の情報については、名称だけではなく、住所や電話番号も記載しなければなりません。また必要に応じて、承認者の氏名や役職の表記が必要になることもあります。

④契約内容
注文書や注文請書は「発注する」「発注側の依頼を受ける意思を示す」ために発行する書類なので、注文の内容や数量、単価といった基本情報はもちろん必要ですが、納期や金額・税抜き金額、税込み金額など契約にかかわる内容の記載が必要です。

双方とも大きな商談だったりするので、きちんと建築法にかかわる事項が記載されているかどうかも確認したいところです。
建設業などの契約内容は業種によって大きく異なり、土木業など工事が含まれる注文書や注文請書であれば、工事内容や場所、着工日なども記載が必要です。

その他の記入項目

支払い方法の明記もきちんと明確にしておきましょう。
取引金額が税抜きの金額なのか、税込みの金額なのかという点もきちんと記載しましょう。税抜き金額と税込み金額の両方を記載しておけば、消費税額が明らかに分かります。

まとめ

注文書や注文請書を口頭だけで行うのは危険です。トラブルになったときには確固たる書面が残っていないと、言った、言わないと話が平行線になってしまい、結果としてもめ事が大きくなってしまい、場合によってはトラブルの対応で他の仕事が手につかなくなってしまう可能性もあります。
人間の記憶はあいまいなもので、時間が過ぎてしまうと忘れてしまうことが多くなります。
そのため、取引条件や中身をいつでも確認できる注文書と注文請書は、合意したことが明らかな契約書なのです。正しいルールに沿って、トラブルなく、双方が安心できる契約を結んでいきたいですね。

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