建設業の見積もりの書き方は工事内容によってさまざまです。
複雑な工事もあると思いますが、見積もりに必要な要素さえ押さえておけば、効率的に見積もりを出すことができます。
見積書とは、見積書が必要な理由
工務店や建設業者が工事の契約をする際などに、必ず提示するのが見積書です。
建設業における見積書は記載項目も多く、作成時には気をつけるべき点があります。見積書が必要な理由は、以下のような意味を持つためです。
・工事の条件を明示する
・内容を書面にすることで顧客からの信頼を得られる
・取引の契約内容を明確化できる
見積書には値段以外にも、工事における条件も記載できるため、依頼主は、記載された条件をもとに発注するかどうかを判断できますし、書面による相互確認もできますので、お互いの明確な契約確認が取れます。
顧客からの信頼を得られるということも、見積書の大きな意味を持ちます。各工事にかかる詳細な金額まで記載しますので、何にどれだけかかるということもよく分かります。
見積書は社内外の工事に関する説明材料としても重要な内容となりますので、ほとんどの会社が社内に見積もりを保管しているはずです。なぜなら過去の見積もりを参考に、新たに手配をする場合も多いためです。
見積書には、どういった工事にどのくらい費用がかかっているかが詳細に記載されているので、非常に役立ちます。
注文書、注文請書との違い
一般的に「発注書」とも呼ばれているのが注文書です。※本記事内では注文書として表現を統一します。
「注文請書」とはそもそもどのようなものかというと、注文書を受け取った「受注側」が、その注文を「引き受けます」という承諾の意思表示をする書面のことです。企業によっては「発注請書」ともいいます。※本記事では注文請書に表現を統一します。
注文書と注文請書は注文します、受けますという相互関係にあるものといえます。
注文書と注文請書には流れがあり、契約の一種ですので必ず注文書が先に発行されます。
注文書と注文請書を交わすメリットは、やり取りによって契約の意思を示せることと、注文した日付や内容の種類や数、納期などを意味する取引内容、さらには取引金額や支払い方法などが明確に形として残り、トラブル回避になるという点です。
注文書と注文請書に関して詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。
注文書と注文請書の違いは？作成方法とあわせて紹介！
見積書に必要な要素
建設業での見積書の書き方を整理しておきましょう。建設業での見積書は基本的に「表紙」「内訳」「条件」から構成されることが多いです。
●表紙
表紙には、主に工事に関する概要が記載されています。
●内訳
内訳では、表紙に記載されている合計金額の内訳が詳細に記載されます。
●条件
条件では、工事業者が提示した見積金額で工事を行うための条件を記載します。
これらをセットにして、顧客に見積金額や工事内容に関する内容を明示します。
見積書の構成
見積書で書くべき項目をまとめてみましたので、ご参考にしてください。
●表紙に記載する項目
・タイトル
・見積書の作成日
・宛名
・見積もりの合計金額
・工事業者名
●内訳に記載する項目
・工事内容などの項目
・仕様、摘要
・数量
・単位
・単価
・項目ごとの金額
・備考
・小計
・消費税
・税込合計
これらが漏れなく記載されているかどうかを確認してみましょう。
建築業での見積書には、以下7つの項目を網羅します。
①タイトル：御見積書
②宛名：株式会社○○などと正式名称で記入します。
③担当者名：相手に失礼のないよう正しい字で記入しましょう。
④日付：忘れず記入します。
⑤金額：改ざんされないように。消費税の内税、外税の違いも明記します。
⑥工事概要：工事の件名、工事の場所、工事期間、支払い方法、工事種別を記入しましょう。
⑦工事業者名：この見積書を出す工事業者名と問い合わせ先を記入します。
冒頭か最後に見積もり期限を入れましょう。
内訳書には、基本的には次の3つの項目を記入します。
①工事の名称
②単位
③金額
この内訳書はできるだけ細かく、単位も正確に書いた方が、相手が分かりやすくなります。それぞれの工事が本体工事にあたるのか、付帯工事にあたるのかなども明確にした方が良いでしょう。
付帯工事は本体工事以外に必要な工事ですから、解体工事や屋外給排水工事、ガス・電気工事・その他が含まれます。
記入必須項目
条件に記載する最低限の必須項目は以下の通りです。
この条件に関しては、総合工事業者および専門工事業者から構成される「建設生産システム合理化推進協議会」の「施工条件・範囲リスト」（標準モデル）も参考にして、項目をチェックしてみてください。
●条件に記載する項目
・支払い条件
・工事場所
・工事内容
・見積書の有効期限
・工期
これらをチェックしながら作成しましょう。
その他の記入項目
その他、見積もりに記載しておくと良いものを挙げておきます。見積書作成時の注意点としては次のことが挙げられます。
見積書の修正時には古い見積書を残すようにしましょう。履歴が分からないと、担当が交代した場合などにも分かりにくくなります。コミュニケーションが上手くいかずに、トラブルが発生する可能性もあります。
こうした事態にならないためにも、どのような工事でどのような作業を行うことで、費用がこれだけかかるということを、履歴としても明示しておく必要があります。
また、見積書に条件面をしっかりと記載しておいた方が良いでしょう。
例えば、工事における水道代や電気代の負担についてなども大事なことです。見積書を修正しているときに、新しい内容に上書き保存してしまうと、以前出した見積もりでお願いしたいと言われたときに対応がしづらく、確認できないこともあります。ファイルごとに日付を書いて保管しておきましょう。
もし見積書作成に時間がかかっている場合は、テンプレートを使うのもおすすめです。
建設業での見積書には、他の業界と比べても記載する項目が多いので、テンプレートがあると大変便利となります。
まとめ
建設工事などの見積もりは物品と異なり、さまざまな形式の中で作成されることとなります。また工事業者間では分かるものが、逆にクライアントになったら専門用語ばかりで、ごまかされている気分になってしまうことは避けたいですね。
やはり信頼のおける内容で作成しなければいけませんし、だれが見ても明らかに分かる項目で作成したいものです。大事なことは、受け取る相手が分かるような見積もりであるか、分かりやすく信頼に値する見積もりであるかどうかです。
その点テンプレートなどを活用すれば、割とスムーズに、見積もりに時間をかけずに対応できるようになりますので、忙しい中で見積もり作成に時間をとられることもなくなるでしょう。便利なシステムやテンプレートを大いに活用して、業務の効率化を図り、いつも以上に多くの発注がとれる環境を作りましょう。
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