会社に所属せず自分やその家族とだけ事業を行う一人親方も、効率よく仕事を取ってきたり業務を進めたりするためにはメールを使いこなせなければなりません。元請けに良い印象を与え、業績をアップするためにもビジネスメールマナーを身につけましょう。
今回は、一人親方のビジネスメールのマナーをテーマに、宛先や件名、本文、署名それぞれの書き方や注意点を解説します。
目次
メールのマナー【宛先・件名】
ビジネスメールには大まかな型があり、一人親方が送信するメールも基本的にはそれに沿って作成すれば問題ありません。こちらでは、宛先や件名を入れる際のマナーについて解説していきます。
宛先のTo・Cc・Bccの使い方
メールの宛先にはTo・Cc（カーボンコピー）・Bcc（ブラインドカーボンコピー）があります。
Toは主となる宛先で、メールの内容を伝えたいメインの相手のメールアドレスを指定します。
CcとBccは、Toに指定するアドレス以外に一斉送信したい場合に用いる宛先です。つまり、Toに送ったメールと同じ内容を共有したい場合に用います。
CcとBccの違いは「一斉送信した相手に、他の送信先メールアドレスが見えるかどうか」です。
Ccに設定したメールアドレスは送信者全員に表示されます。
そのため、送信先メールアドレスが見えても問題ない場合、例えば同じプロジェクトのチーム内に送信したい、上司や部下とメールを共有したい場合に利用します。一人親方であれば、元請けやその関係者全員に周知したい内容のメールを送信する場合はCcを活用するとよいでしょう。
一方、Bccに設定したメールアドレスは他の受信者から見られないという特徴があります。Ccとは異なり、送信先のアドレスを見られたくない場合に使用するといいでしょう。例えばメールで複数社に営業をかける場合にBccを活用するケースがあります。ただ、Bccを使う場合は特に設定のミスに注意する必要があります。
件名の書き方
メールの件名はできる限り簡潔に分かりやすくすることが大切です。長すぎたり大切なことが件名の後ろにきていたりするものは、開封が後回しにされる可能性が高いためおすすめできません。
実際に、企業規模が大きくなればなるほど1日に大量のメールが届きます。そのためほとんどの場合、件名をひと目見て優先度をつけてからチェックしていきます。つまり、長くて大切なことが後ろにきているメールはすぐに見られにくいのです。
また、件名が「お世話になりました」「お疲れ様です」のような挨拶になっていると、内容がわからず後回しにされる可能性があるだけでなく、メールソフトによってスパム(迷惑メール)と判定される可能性があります。迷惑メールBOXやゴミ箱行きとなるため、重要な内容でも読んでもらえなくなってしまうことでしょう。
「○○の工期の見直しについて」などのように、件名は簡潔で分かりやすくすることをおすすめします。また、「【○○プロジェクト】」のように関係者であればすぐに分かる見出しをつけると優先して開封されやすくなります。
宛名の書き方
メール本文には用件の前に「宛名」を最初に書くようにしましょう。
これはメールにおける基本的なマナーの一つです。
例えば、元請け会社にメールを送信する場合は相手の「会社名」「部署名」「担当者の名前」の順で宛名を記載します。名前には「様」などの敬称を必ずつけましょう。
例）
○○株式会社
○○部 ○○（役職名）
（担当者の名前）様
また、Ccなどを用いて複数の宛先にメール送信する場合は「○○プロジェクト関係者 各位」といったように、「各位」とするのが一般的です。メインの送信相手が一人で、他は内容を共有したいだけということであれば前述の通りで問題ありません。
メールのマナー【本文】
宛先・件名を正しく入力できたならば、大切な本文を作成していきましょう。
本文もある程度、型が決まっていますので、以下を参考に作成してみてください。
挨拶の書き方
挨拶文と名乗りは宛名の後に書くもので、形式がある程度決まっています。大まかなテンプレートに沿って、その時々の状況に応じて変化をつけていくとよいでしょう。
例えば、初めての相手であれば「初めてご連絡させていただきます」、何度もやり取りしている相手であれば「いつもお世話になっております」、久しぶりの相手であれば「ご無沙汰しております」といった文から始めましょう。
また、季節や社会情勢などによって相手に配慮する内容を付け加える場合もあります。季節の変わり目やインフルエンザなどが流行っている時期では、健康や業務に配慮した一文を入れておくと丁寧な印象を与えられます。初めての営業メールや今後も良い関係を続けていきたい元請けへの連絡では、ぜひ入れてみてください。
挨拶の後には名乗りましょう。自分の名前はもちろんですが、屋号も必ず入れるのが基本です。初めてのメールであれば「○○をしております、△△の○○と申します」のように簡潔な自己紹介を付け加えるとスマートです。
本文を書くときのポイント
メールの本文は主旨が正しく伝わるように、分かりやすく簡潔に書きましょう。最初にメールを送る目的や理由を伝えて、その後に詳細と補足説明をするのが一般的です。
例えば、新たに元請けから仕事の相談があった場合は本文の最初に「先日ご相談いただいた、新規発注の件についてご回答いたします」のように記載します。
その後に、受注可否やその理由、条件などの詳細・補足説明を行いましょう。理由や条件については可能であれば箇条書きを活用し、なるべく見やすくするのがおすすめです。
長い文章だと読みにくいだけでなく、間違った受け取られ方をされてしまう可能性があるためです。また、長すぎると相手の貴重な時間を奪うことにもつながります。
こちらの意図を正しく伝えるためにも、メールの本文は分かりやすく簡潔にすることを意識しましょう。
結びの挨拶の書き方
文末の結びの挨拶は、ほぼお決まりの定型文があるためそれほど悩むことはないでしょう。例えば、「今後ともよろしくお願いいたします」「引き続きよろしくお願いいたします」などが代表的な結びの挨拶文です。
何かを依頼する、返信が欲しいという場合は「ご協力いただけますよう、よろしくお願いいたします。」「ご検討のほどよろしくお願いいたします」といった挨拶文にするとよいでしょう。
例えば、元請け会社に見積書を送信するのであれば、「ご確認よろしくお願いいたします」がスムーズです。逆にメールの返信が不要であるならば、「ご返信は不要です」と一言入れておきましょう。細かい部分ですが、相手の手間を省けて好印象につながりやすいです。
メールのマナー【署名】
メールの最後には必ず署名を入れるようにしましょう。メールの署名は一人親方にとって第二の名刺となるためです。
署名には屋号、名前、住所、電話番号やFAX番号、メールアドレス、ホームページやSNSのURL（所有していれば）を記載します。
署名があれば相手と直接会って名刺を渡せなくても、こちらの連絡先を全て伝えることができます。
自ら仕事を取ってくる必要のある一人親方にとって、署名は重要な自己PRや営業ツールとなるわけです。
メールソフトの機能にて一度設定してしまえば、それ以降はメールを送るたびに自動で署名が記載されます。
最初はやや手間ですが、ビジネスマナーとしてはもちろん、堅実に仕事を増やしていくためにもぜひ設定しておきましょう。
まとめ
今回は一人親方が知っておくべきビジネスメールのマナーについて解説しました。
一人親方は自分で仕事量や単価の交渉ができるメリットがある一方で、元請け会社など顧客との付き合いを大切にしなければなりません。
そのため、職人とはいえ社会人として一般的な常識やマナーはおさえておく必要があります。
特に近年は、元請けとメールでやり取りする機会も多くあるため、ビジネスメールマナーを覚えることはとても大切です。
今回の記事を参考にマナーあるビジネスメールを作成し、業績拡大につなげていってください。
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